Quelle est la différence entre un système de fichiers et une GED ?

Le file system fait partie intégrante de la Gestion Electronique de Documents. Mais la GED cherche à aller plus loin que le stockage et l’archivage de données en facilitant la gestion des documents d’une entreprise.

La GED collaborative permet par exemple à plusieurs employés de travailler ensemble depuis différents postes informatiques. Comment ? Grâce à la création de groupes de travail, au cloud et aux systèmes de synchronisation online et offline.

Avec une GED collaborative, il est également possible de mettre en place des circuits de validation. Cet outil multifonction permet aux membres d’une équipe de travail de suivre, de modifier et de valider le flow des fichiers au regard de leur fonction propre dans le projet.

Les entreprises peuvent avoir des besoins spécifiques – circuits de validation complexes, contrôle de la qualité… Elles nécessitent alors une GED sur mesure, qui s’éloigne encore plus du système de fichiers et dossiers basiques.

Découvrez ci-dessous quelques solutions GED open source pour mieux comprendre tout ce qu’elles peuvent apporter.

Fonctionnalités de trois logiciels GED open source

Alfresco

Alfresco est un gestionnaire de fichier en ligne et libre. Selon le site officiel, plus de 11 millions d’employés de grandes sociétés l’utilisent à ce jour dans le monde.

Le progiciel est facile à prendre en main et après une formation technique, il peut rapidement devenir un outil technique très puissant.

Le cloud propose ainsi de multiples fonctionnalités classiques comme la consultation en mode web, la recherche par moteur de recherche ou encore la gestion de l’obsolescence des fichiers.

Mais il va plus loin en proposant des fonctions avancées comme le partage de contenus avec des personnes externes, le chat et le forum pour discuter autour de projets de gestion, l’intégration des emails, un moteur de workflow ou encore la synchronisation de fichiers hors connexion.

Pour les développeurs aguerris, il est également possible d’améliorer le logiciel pour l’adapter à ses spécificités métiers. L’équipe de Synapture, la grande communauté et les nombreux supports d’aides peuvent vous y aider.

Pour apprendre à maîtriser ce system file augmenté, rendez-vous sur notre page formation Alfresco !

Les atouts de ces trois logiciels de gestion de documents : acquisition, création, édition, partage, suppression, archivage, réversibilité, workflow, versioning, organisation, recherche, sauvegarde et dématérialisation

Nextcloud

Nextcloud fait partie des gestionnaires de fichier open source les plus performantes du marché de la gestion de documents électroniques pour les entreprises.

Grâce à ce logiciel, le département informatique a un contrôle complet sur la visibilité, la gestion, le partage et la sécurité d’accès des documents dématérialisés.

Ainsi, un stock très important de données peut être géré et archivé sur Nextcloud.

De nombreuses applications telles que Workflows, Tasks, Guests ou encore Mind Map vous permettent entre autres de :

• Transmettre vos documents à des personnes extérieures en toute sécurité,
•  Ajouter des commentaires, éditer des contenus, attribuer un niveau d’importance ou encore configurer des deadlines
• Inviter des utilisateurs externes à consulter et éditer des documents spécifiques,
•  Créer des cartes mentales de vos fichiers afin d’avoir une meilleure visibilité lors de gestion de projets collaboratifs.

Owncloud

Considéré comme une solution GED alternative à Dropbox (qui lui est public), Owncloud est présent sur le marché de la gestion de documents depuis 2010.

Tout comme Alfresco ou Nexctcloud, Owncloud vous permets de gérer efficacement vos documents électroniques que ce soit :

•  La création
•  Le stockage de documents en ligne
•  Le partage de données

Mais Owncloud ne s’arrête pas à ces fonctionnalités.

En effet, vous pouvez consulter ou éditer vos documents à distance et l’outil gère la synchronisation pour que vos collaborateurs puissent accéder à tout moment aux modifications que vous avez apportées au document en question.

Avec Owncloud, les personnes avec qui vous partagez vos données n’ont pas besoin de créer de compte.

D’autres fonctionnalités telles que le calendrier, vos contacts ou encore vos marque-pages.

De même, comme pour d’autres gestionnaires de fichier, des applications dédiées à Owncloud sont disponibles.

Et pour en savoir plus sur les logiciels de rangements de fichiers ou les solutions de GED, vous pouvez nous contacter.

Les hébergeurs de fichiers en ligne accueillent sur leurs serveurs des ensembles d’éléments informatiques tels que :

• Des documents « médias » (images, vidéos, textes, objets 3D, etc.)
• Des répertoires (dossiers)
• Des fichiers exécutables (programmes)
• Des fichiers de données (qui sont traduits par des programmes)

On retrouve des sites d’hébergements de fichiers grand public comme :

• YouTube, Vimeo ou encore Dailymotion pour la vidéo
• 3D warehouse, BlendSwap ou bien Virtual Earth-3DVIA pour les banques de données 3D

Mais nous nous intéressons plus ici aux hébergeurs de dossiers privés. Ils ont la particularité de ne pas rendre le fichier hébergé accessible au grand public – authentification à double facteur, sous forme d’intranet parfois. On retrouve souvent ces systèmes de fichiers dans le milieu professionnel.

Le cloud privé peut aller plus loin encore en optimisant la gestion des flux documentaires. On parle alors de logiciel GED.

L’hébergement de fichier avec Synapture

Nous gérons l’Infrastructure en France chez notre partenaire, leader Français de l’hébergement, ONLINE

L’hébergement ONLINE garantit une prestation haut de gamme :

• Vidéosurveillance du site
• Présence équipe technique 24h/24

Il s’agit d’une chambre blanche sécurisée, un serveur répliqué en permanence permettant une remise en service en moins d’une heure et sans causer de perte de données

Nous garantissons ainsi une large bande passante et un temps de réponse confortable.

Les serveurs de Synapture disposent d’une sécurité professionnelle et sont équipés de la mitigation ainsi que d’un firewall pour lutter contre toute tentative de piratage contre notre hebergeur de fichier.

Tous les accès Internet aux données sont cryptés avec le certificat SSL/TLS de Let’s encrypt

Cet organisme qui délivre les certificats est l’œuvre conjointe de Mozilla, CISCO, ONLINE et Google via l’association ISRG . Il s’agit de certificats réputés pour leur très haut niveau de sécurité.

Nous assurons une maintenance et un hébergement optimal pour vos données.

La gestion des sauvegardes en plus de l’hebergeur de fichier

Synapture possède un serveur de stockage complémentaire situé dans un centre de données différent de celui des serveurs applicatifs.

Synapture a donc mis en place une infrastructure matérielle, mais également logicielle afin de sauvegarder les données de ses clients. Ceci permettra notamment de pallier les erreurs humaines et de restaurer les données à la demande.

La politique de sauvegarde de notre solution cloud est confidentielle et contractuelle avec chaque client.

La Gestion Electronique des Documents (GED) assure le classement, la circulation et le traitement des documents au sein de l’entreprise ce qui suppose une meilleure communication interne. Elle présente de nombreux avantages qui vont bien au-delà du simple stockage de fichiers.

Synapture vous assure sécurité, confidentialité et pérennité de vos données.

 La sécurité de vos données est une priorité pour Synapture

• Nous vous garantissons un niveau de sécurité élevé sur notre infrastructure. Niveau de sécurité définit à « Bon » lors de notre dernier audit.
• Nous assurons une maintenance et un hébergement optimal pour vos données

Le contrôle des accès via l’hébergement de fichier

Gestion fine des accès

Un gain de temps

Les systèmes informatisés de gestion documentaire font gagner un temps considérable aux équipes. Comment ?

Par la recherche plein texte, par exemple. Lorsque l’utilisateur tape une requête dans le moteur de recherche, ce dernier examine tous les termes de chaque fichier sauvegardé sur le cloud, et fait ressortir les documents qui contiennent ce mot-clé. Ce système permet de retrouver plus rapidement des contenus, et de gagner en productivité lorsque l’on n’a pas le temps de renseigner de nombreuses métadonnées pour chaque fichier.

Les injections de masse de documents apportent aussi un gain de temps considérable. Nul besoin d’intégrer les fichiers un par un. Nulle nécessité également de passer par différents services cloud – avec des identifiants différents, des paramètres distincts, etc.

En affichant des résultats sous forme de liste dynamique avec des vignettes (ceci dès la saisie des premiers caractères de la requête), l’autocomplétion se présente comme un autre facteur de productivité.

Un dernier vecteur d’efficience et de rentabilité : les systèmes de collaboration offerts par les logiciels de GED.

La collaboration favorisée

Les meilleures plates-formes de gestion de documents d’entreprises sont collaboratives. Les utilisateurs d’un cloud GED peuvent ainsi constituer des groupes de projets.

Sans un bon outil de gestion documentaire, les utilisateurs s’échangent généralement des copies de fichiers par mail. Cette méthode est souvent à l’origine d’une perte de modifications et d’imbroglios dans l’organisation. Pour favoriser le travail collaboratif, la gestion des versions est une solution proposée par la plupart des logiciels GED. Elle permet notamment de suivre l’évolution de documents. Elle propose aussi généralement un système de réservation check-in/check-out qui sert à verrouiller/déverrouiller un fichier jusqu’à ce qu’une condition spécifique soit réalisée.

La coédition de documents permet également d’éviter la création de duplicatas. Les utilisateurs peuvent même travailler sur le fichier en simultané !

Le partage de contenus peut être encouragé au sein même de la plateforme, mais aussi vers l’extérieur à destination d’utilisateurs non enregistrés sur le cloud : délégataires de gestion, partenaires externes et autres interlocuteurs.

Pouvoir se connecter à distance depuis n’importe quel appareil réduit aussi les tâches énergivores. Les commerciaux en déplacement, par exemple, peuvent éditer à distance les documents et présenter en direct des documents mis à jour à leurs clients.

Pour aller plus loin encore, les collaborateurs comptent sur des outils de messagerie instantanée, de création d’alertes, d’annotations

Personnalisation et spécificités métiers

Chaque secteur d’activité et métier a ses exigences.

Il est possible – sans aucun développement – de créer ses propres filtres de recherches, selon l’organisation et le type de fichiers que l’univers professionnel documentaire impose. Parmi les autres fonctionnalités recommandées il est possible de définir des critères de répartition des données injectées et des workflows pour automatiser les « processus ».

BTP, RH, marketing, comptabilité, administratif, service commercial… Les plateformes de GED peuvent répondre à des spécificités métiers par la connexion avec d’autres solutions logicielles ou d’extensions – certaines sont créées par les communautés des différents outils open source.

Dans le domaine des fusions-acquisitions, il est très fréquent de mettre au point une data room virtuelle. Le travail n’est pas collaboratif mais la plateforme doit intégrer des modules de traçabilité pour visualiser les documents qui ont été consultés dans le temps.

Pour en savoir plus sur le service hébergement de fichiers en ligne amélioré par la GED, vous pouvez bien sûr nous contacter.