GED ALFRESCO - gestion électronique des documents et évolution de la solution SOLr6

INTRODUCTION A LA GED ALFRESCO

Exemple de chantier GED (gestion électronique des documents), notamment la montée de version et revue de l’architecture qui vise à :

• Installer les nouvelles instances avec la dernière version et ainsi résoudre les incidents de prod actuels
• Offrir de nouvelles fonctionnalités autour de la gestion électronique des documents et de leur cycle de vie en dématérialisant des documents
• Migrer les données des anciennes instances vers les nouvelles

Le logiciel de GED Alfresco est utilisé pour indexer les documents

• Récupération des métadonnées

• Création dynamique de nouvelles métadonnées (Sur BS, courriers, etc.) : de nouveaux « conteneurs » de métadonnées sont créés afin d’accueillir les valeurs du type « N° de contrat ».

• Indexation complète du corps du fichier offrant une recherche plus poussée. Permet également, avec analyse des métadonnées, de ranger automatiquement les fichiers en respectant le plan de classement

• Gestion fine des droits pour chaque fichier indépendamment de son positionnement dans le plan de classement.

Actuellement, au sein de nombreuses entreprises, une seule infrastructure héberge la GED Alfresco, ainsi :

• Pas de distinction entre « Archives courantes » « Intermédiaires » « Définitives »

Les réflexions s’orientent sur l’infra et donc pas de remise en cause d’Alfresco

Les usages des archives sont principalement de la consultation multicritère sur l’ensemble du portefeuille d’un client.

• Il est donc nécessaire d’apporter des services de recherche puissants.

Alfresco GED est intégré avec le moteur de recherche « Solr » adapté à ces besoins. Il s’agit d’un équivalent à Elasticsearch (Même techno – Les 2 sont basés sur le noyau LUCENE avec « sharding » – et fonctionnalités similaires – Full text, Facettes, etc.)

Périmètre et intérêts de la Gestion électronique des documents Alfresco  

Cycle de vie d’un fichier

Archives courantes : Accès fréquent voir intensif : Infra en Haute Dispo et support maximal. Coûts élevés.

Archives intermédiaires : Accès occasionnel, pas critique : Infra « Type S3 » afin d’envisager une réduction des coûts de stockage et GED « Type communautaire » afin d’envisager une réduction des coûts de licences.

GED Alfresco, l’accès aux documents

La GED (gestion électronique de documents) : la gestion de contenu des documents et l’organisation des contenus numériques vivants et modifiables

• Gérer les archives pour la conduite quotidienne des affaires (téléchargement, modifications, versioning, partage, suppression, etc.) 
• N’assure pas leur conservation avec les gages d’authenticité et de pérennité. 
• Permet le travail collaboratif en permettant de créer des versions du même document, disposer de Workflows de validation… 

Le stockage des documents avec Alfresco

Le coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique, un espace pour sécuriser fonctionnellement les archives. 

• Destiné à être piloté par un Système d’Archivage Électronique à l’instar d’un coffre-fort physique, c’est un espace ultra sécurisé destiné à protéger les documents.

• Le coffre-fort électronique ne peut se substituer à une solution de gestion électronique des documents car il ne permet pas la gestion des documents dans son sens courant.

• Il permet d’archiver en toute sécurité des documents qui permettront ultérieurement à son propriétaire de faire valoir ses droits (déposer / détruire / lire / lire métadonnées techniques / contrôler / lire journal / lister / restituer / vider / contrôler)

Définitions courantes de la gestion électronique des documents Alfresco

Archive courante

Tous les documents relatifs aux opérations utiles aux équipes d’une entité de manière ponctuelle ou permanente – un tel document traite des affaires courantes ; ils sont actuellement requis et consultés en interne ou en externe pour gérer l’entreprise, exécuter les contrats, répondre aux questions de manière simple. Ce n’est pas purement une archive : elle comprend des dossiers et des fichiers en cours d’utilisation. 

L’organisation des archives doit refléter les exigences de fonctionnement, doit être pratique et traitée de manière pragmatique et efficace. Elle devrait également être traitée dans un esprit de rentabilité.

Archive intermédiaire

Ensemble de documents présentant un intérêt administratif ou reflétant une exigence légale (par exemple, en cas de litige / désaccord) pour l’entité et ses représentants. Ces documents ne sont plus considérés comme des archives courantes, mais peuvent être consultées de temps à autre. Elles sont généralement conservées pour satisfaire aux obligations de preuve et peuvent, après le délai de stockage réglementaire ou légal, être triés pour destruction ou archivage permanent.

Archive permanente

Tous les documents relatifs à l’histoire et au patrimoine des entreprises. Ils ont généralement un intérêt historique ou statistique et ne doivent donc pas être détruits mais conservés sans limitation de la durée de stockage. Ces documents font partie de l’identité de l’entreprise et de ses entités juridiques. Il s’agit de documents relatifs aux biens immobiliers et mobiliers, aux actifs corporels et incorporels tels que titres de propriété, licences, registres de sociétés, etc.) et aux documents constituant la mémoire de l’entreprise, tels que les archives historiques. 

Il couvre également les documents pouvant être utilisés à des fins statistiques et éventuellement basés sur des données anonymisées s’ils incluent des bases de données personnelles et / ou sensibles.

Pulse, la nouvelle interface collaborative d’entreprise intégré à Alfresco GED

Développée avec les dernières technologies de création d’interfaces utilisateurs, Pulse permet de gérer et de travailler sur une à plusieurs GED.

On peut citer comme premier usage l’affichage et la gestion de 2 GED en simultanée : une GED pour les documents courants et une autre GED pour l’archivage intermédiaire.

Par ailleurs Pulse va au-delà de la gestion électronique de documents et offre des fonctionnalités collaboratives.

La gestion électronique des documents Alfresco propose nativement une interface nommée « Share », l’éditeur a choisi d’en arrêter l’évolution. Pulse propose une alternative puissante, reprenant de nombreuses fonctionnalités qui ont été améliorées, offrant une nouvelle expérience utilisateur, ergonomique, et sans friction.

Les technologies utilisées pour développer Pulse permettent à l’outil une grande flexibilité. Il peut être adapté aux demandes spécifiques de personnalisation pour intégrer des processus métiers. 

Pulse permet une gestion électronique des documents et de la data complète, c’est une solution simple, qui offre une belle expérience d’écriture : manipulez facilement des données que vous pouvez relier à vos fichiers, suivez et partagez vos activités, intégrez vos processus via des workflows simples et flexibles.

Pulse apporte de la clarté à vos équipes et à vos projets.

GED ALFRESCO : EDITIONS COMMUNITY V6

Nouveaux outils, nouvelles fonctionnalités

Ergonomie et fonctionnalités adaptées à chaque BU/FG

Autres services autour du document : 

Offre de service documentaire cible

• Sécurité
• Volumétrie éprouvée sur plus de 1 Milliard de documents
• Expertise en exploitation

• Dématérialisation de documents
• Recherche et Visualisation
• Co-édition en ligne
• Archivage
• Data room
• GED Alfresco aux assurés et partenaires
• GED Alfresco bureautique avec gestion des versions
• Discussions et remarques autour du document
• Workflow

La signature électronique

Signataire

Liste de signataires par site/espace

L’espace étant lié à une thématique, un dossier ou un projet. Gestion des signataires sur la page de gestion des membres de l’espace.

Chaque personne peut déléguer sa signature soit globalement sur l’espace soit sur un fichier spécifique. Seules les délégations actives sont affichées pour l’espace dans la même liste que les signataires de l’espace. Pour chaque fichier affichage du signataire actif (peu importe s’il est délégué ou titulaire de la signature),

Historisation des signatures (une ou plusieurs) avec date et personne de façon automatique.

Délégation générale

Possibilité de déléguer totalement la signature pour une période donnée sur le profil de chaque utilisateur. A chaque fois que l’utilisateur sera positionné comme signataire sur un document ou un Workflow (lié ou pas à un document) il sera, automatiquement, remplacé par son délégataire.

Délégation de signataire

Page Web de gestion des membres d’un espace avec leurs droits, personnalisée pour sélectionner les signataires (définir qui peut le faire : admin seulement ou admin et gestionnaire de l’espace)

Un signataire peut sélectionner via l’annuaire des membres d’un espace, un délégué. Celui-ci s’affichera à côté de son nom.

Ensuite définition des signataires spécifiques pour chaque document. Si rien n’est définit, alors tous les signataires de l’espace peuvent signer.

Pour lancer le processus de signature :

• Sélectionner un signataire. Si rien n’est sélectionné alors tous les signataires de l’espace seront notifiés ou leur délégué.
• Cliquer sur demander une relecture ou sur demander une signature de validation
• Notification par mail et dans l’interface du signataire
• Une fois le fichier signé, cette signature apparaît à côté du fichier en mode prévisualisation : signé par et date. L’historisation est conservée avec les versions du fichier.

SOLr 6

Installation de SOLr pour l’instance GED Alfresco

Il peut s’avérer intéressant d’utiliser plusieurs instances SOLr afin d’éviter des bouchons lors de l’injection dans Alfresco GED. La phase d’indexation à la volée requiert beaucoup de ressources.

Recherche full Text

Installation de SOLr pour l’instance GED Alfresco

Il peut s’avérer intéressant d’utiliser plusieurs instances SOLr afin d’éviter des bouchons lors de l’injection dans Alfresco GED. La phase d’indexation à la volée requiert beaucoup de ressources.

Eléments déployés :

• File system
• Repository
• BDD
• Share

Ainsi les performances sont liées à celles de la BDD et du réseau

Multi-sélections de facettes (besoins identifiés pour secrétariat général – et autres)

La fonction de sélection multiple vous permet de voir et de sélectionner plusieurs valeurs de facette pour différentes facettes. En règle générale, les facettes s’appliquent uniquement aux données en cours de filtrage. Avec les facettes à sélections multiples, il est désormais possible d’afficher les facettes de tous les documents, y compris ceux qui seraient vus sans filtrage des facettes.

Recherche approximative dès la saisie des 1ers caractères

Facettes par catégorie

Les mots clés saisis pour la recherche sont surlignés en jaune dans les résultats
Le Sharding avec une gestion électronique des documents

Le sharding est recommandé sur des bases contenant plus de 50 Millions de documents.

Le principe est simple, il s’agit de créer plusieurs petites bases de recherches au lieu d’avoir une grosse base de recherches. Cela permet de réduire considérablement le temps de réponse des requêtes émise vers solr.
Cette fonctionnalité SOLr est éprouvée puisqu’elle existe dans gestion électronique des documents Alfresco depuis la version 5.2.

Alfresco One et Community

Différences entre Alfresco One et Community

Pour la version GED Alfresco One il y a un contrôle des compatibilités et de la stabilité avant mise à disposition des mises-à-jours.

Les versions Community ne sont pas garanties par l’éditeur Alfresco et les développements sont toujours accessibles immédiatement. Un accompagnement par un expert Alfresco est nécessaire et pour cela les consultants, affiliés ou non, à l’éditeur Alfresco sont à même de fournir ce service.

Alfresco Community

La version Community peut stocker des millions de fichiers et conserver un fonctionnement stable.

Les codes sources sont identiques pour l’ensemble des composants tels qu’API, Repository (entrepôt de stockage physique des fichiers), interfaces etc.

Plusieurs éditeurs proposent la maintenance et le suivi de la version Community, sachant que les consultants doivent avoir les mêmes compétences. Cela permet d’offrir une stabilité opérationnelle de niveau équivalent à la version One et surtout une pérennité dans le support, la maintenance et l’évolution.

« La charge » sur une instance se définit par la sollicitation de cette instance par des requêtes (recherche, modification, création). 2 facteurs engendrent la montée en charge, à savoir un grand volume d’utilisateurs actifs concourants et l’injection massive de fichiers.

La GED Alfresco Community a un seuil de montée en charge supporté limité par rapport à la version One si celle-ci est installée en mode cluster.

Une bonne installation et l’ajout de ressources matérielles permet de repousser le seuil de la version Community.

Par exemple le moteur d’indexation d’Alfresco Community, Solr, peut être installé en mode cluster (plusieurs nœuds – « Sharding ») avec les deux versions.

Hormis la montée en charge, Alfresco Community est à même de gérer des millions de documents.

Il est possible d’installer la version Community en mode « HA » c’est-à-dire haute disponibilité. Il s’agit d’installer deux instances en mode active / passive.

Exemple EDF Assurances

Sur la version Community il y a plus de 500000 fichiers indexés et stockés avec une centaine d’utilisateurs concourants.

En cas de besoin pour une charge plus importante l’absence du cluster peut être compensée par la synchronisation de machine virtuelle et la mise en place d’un load balancer pour répartir la charge des requêtes entrantes, d’indexation, de création des nœuds et de stockage.

Intérêt financier

Open source, pas de licence. Les dépenses peuvent être concentrées sur le service lié à l’intégration.

Nécessite une maintenance experte.

Cette maintenance est la combinaison de celle déjà en place par la PROD pour le socle technique (Apache TomCat, sécurité et autres sujets réseau) et de la maintenance GED d’Alfresco. La maintenance GED Alfresco ne requiert pas un suivi quotidien mais varie plutôt entre une et 2 journées par mois.

Support

Le support sera celui de Synapture qui propose une version packagée basée sur la version Community d’Afresco.

Il est important de souligner sur ce point que la version installée pourra parfaitement être maintenue par un consultant ayant les compétences Alfresco One.

La PROD disposera d’un numéro permettant d’accéder à des consultants experts Alfresco One ainsi que sur la version qui nous intéresse.

Les conditions précises du support sont détaillées plus bas dans ce document.

A ce support ponctuel en cas d’incident, s’ajoute un support proactif avec la présence d’un expert au moins un jour par mois.

Alfresco Community peut stocker des millions de fichiers.

Nous vous accompagnons pour l’installation et le suivi, sachant qu’en termes de suivi de PROD les connaissances nécessaires sont les mêmes entre un consultant community ou ACS (ONE).

Assistance téléphonique

SYNAPTURE assure une assistance téléphonique sur simple appel du client au numéro de téléphone communiqué par SYNAPTURE 24h/24 et 7j/7.

11.3. Maintenance logicielle s’appliquant au service et à la maintenance

Les prestations de maintenance standard comprennent les prestations suivantes.

            11.3.1. Maintenance corrective

Un Service d’assistance par téléphone consistant à analyser les anomalies est disponible pour l’interlocuteur habilité.

Synapture répondra dans un délai d’une (1) heures à tout appel de l’interlocuteur habilité pendant les heures ouvrées du Lundi au Vendredi de 09h00 à 18h00 heure locale. Dans le cadre de cette assistance, Synapture et le Client détermineront conjointement le degré de l’anomalie constatée.

(a) En cas d’Anomalie bloquante, la prise en compte de la demande d’intervention est effectuée dans l’heure à tout moment de la journée et de la semaine.

(b) En cas d’Anomalie semi bloquante, la prise en compte de la demande d’intervention est effectuée dans les 4 heures ouvrables, la fourniture d’une solution de contournement dans les délais suivants :

            – vingt-quatre (24) heures pour les Anomalies semi bloquantes affectant des fonctionnalités de PULSE ou de l’espace de stockage collaboratif ;

            – quarante-huit (48) heures pour les autres Anomalies semi-bloquantes. 

La livraison d’une mise à jour ne présentant plus cette Anomalie semi bloquante devra être effectuée dans les 30 jours ouvrés.

(c) En cas d’Anomalie mineure, la prise en compte de la demande d’intervention est effectuée dans les 24 heures. La correction de l’Anomalie mineure sera livrée dans une nouvelle version du Service dans le cadre de la maintenance évolutive.

            11.3.2. Maintenance évolutive

Synapture se réserve le droit de modifier, à son entière discrétion, le Service dès lors que les fonctionnalités du Service restent similaires et que le niveau de Service fourni ne s’en trouve pas affecté.

Les prestations de maintenance comprennent : le conseil, l’assistance à l’installation, l’assistance à la mise en œuvre du Service, le support à l’utilisation, la formation, la prise en charge de produits réalisés sur commande. Certains services ne peuvent être effectués par Synapture que dans le cadre de conditions spécifiques conclues à cet effet et sur demande.

Pour maintenir l’application dans de bonnes conditions Synapture fixe un minimum de temps d’intervention proactive mensuelle à une journée dédiée à Pulse Alfresco Community. ​

Intérêt d’une GED Alfresco vs File System

1. Relativité des coûts – Economie avec la version Community – Etat des dépenses et pistes de diminution des coûts

L’archivage est normé en France par exemple SEDA (norme qui impose des règles quant au modèle de données, à la rétention, autres) : un file système ne répond pas à cette norme. De plus les normes peuvent évoluer et les développements des éditeurs pour ce type de mise à jour sont exclusivement en GED Alfresco.

Mise en avant des services de Alfresco GED (au lieu de re-développer) – Tourner les développements vers les besoins métiers tels que le contrôle des données.

Ephesoft : une gestion complète de l’archivage

Les fonctionnalités et outils clés de la solution d’archivage GED Alfresco Community

Les 6 points :

• La robustesse : capacité à indexer et gérer plusieurs millions de fichiers.
• La recherche : permettre de retrouver facilement les fichiers à partir de métadonnées pré établies.
• Politique d’archivage : contrôle des métadonnées avant intégration en GED Alfresco et application globale de la politique.
• Suppression : application de la RGPD et de la politique interne. Capacité à exécuter un CRON pour le déplacement ou la suppression des données.
• Audit : outil de supervision permettant de connaître l’état des archives (Nombre de fichiers, espace disque occupé, regroupements divers par date – types de fichiers – type doc – Dates)
• Coûts : open source ou non – Coûts d’intégration et maintenance : Alfresco Community et Ephesoft sont open source et intégrés.

EPHESOFT

Classification des documents en temps-réel